Od lat staż pracy ma kluczowe znaczenie dla wielu uprawnień pracowniczych, takich jak urlop wypoczynkowy, dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe czy długość okresu wypowiedzenia. Problem w tym, że obecne przepisy w bardzo ograniczonym zakresie uwzględniają rzeczywisty czas wykonywania pracy, zwłaszcza wtedy, gdy była ona świadczona na podstawie umów cywilnoprawnych.
Zmiany w Kodeksie Pracy
Zmiany te wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy, w szczególności z dodania art. 302[1] i 302[2], które wprowadzają nowe zasady ustalania stażu pracy poprzez uwzględnienie innych niż etat form aktywności zawodowej. Ich celem jest zbliżenie formalnych zasad liczenia stażu pracy do realnego przebiegu kariery zawodowej, zwłaszcza w przypadku osób, które przez lata pracowały na zleceniach lub łączyły różne formy zatrudnienia.
Jeżeli masz za sobą lata pracy na zleceniu, działalności gospodarczej lub w innych formach niż etat, warto już teraz sprawdzić, jak nowe przepisy wpłyną na Twój staż pracy. W praktyce to moment, w którym najłatwiej uporządkować dokumenty i uniknąć problemów przy naliczaniu uprawnień.
Jak obecnie liczy się staż pracy?
Obecnie sposób liczenia stażu pracy jest dla wielu osób nieintuicyjny. Kluczowe znaczenie ma bowiem nie sam fakt wykonywania pracy, ale forma prawna, w jakiej była ona świadczona. Wynika to z obowiązujących przepisów Kodeksu pracy, które wiążą staż pracy z pozostawaniem w stosunku pracy, a nie z samym wykonywaniem pracy zarobkowej.
Znaczenie formy prawnej zatrudnienia
Umowy zlecenia i umowy o dzieło do tej pory nie były traktowane jak zatrudnienie pracownicze. W konsekwencji okresy ich wykonywania co do zasady nie są wliczane do stażu pracy, nawet jeśli dana osoba faktycznie przez lata wykonywała te same obowiązki co pracownicy etatowi.
Dla wielu osób oznacza to paradoksalną sytuację, w której długi okres aktywności zawodowej nie przekłada się na uprawnienia pracownicze po przejściu na umowę o pracę.
Wpływa to m.in. na:
- wymiar urlopu wypoczynkowego,
- prawo do dodatków stażowych,
- nabycie prawa do nagród jubileuszowych,
- długość okresu wypowiedzenia.
To właśnie te skutki są jednym z głównych powodów, dla których temat zmian w liczeniu stażu pracy budzi tak duże zainteresowanie.
Co zmienia się w przepisach od 2026 roku?
Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerza dotychczasowe podejście, wprost wskazując katalog okresów, które podlegają zaliczeniu do stażu pracy, niezależnie od tego, czy były realizowane w ramach stosunku pracy. Nie chodzi o kosmetyczną korektę przepisów, lecz o próbę dostosowania prawa pracy do realiów rynku, na którym umowy cywilnoprawne od lat stanowią powszechną formę wykonywania pracy.
Główny cel zmian to uproszczenie zasad ustalania stażu pracy, tak aby efekty faktycznej aktywności zawodowej liczyły się mocniej niż sama forma prawna zatrudnienia. Chodzi o to, by osoby, które przez lata pracowały na umowach cywilnoprawnych lub prowadziły działalność gospodarczą, nie traciły uprawnień tylko ze względu na formalności.
Kluczowe założenia zmian:
- Rozszerzenie katalogu okresów, które mogą być wliczane do stażu pracy, tak aby obok etatu znalazły się także inne okresy aktywności zawodowej.
- Możliwość potwierdzania okresów pracy na podstawie dokumentów, w szczególności zaświadczeń wydawanych przez ZUS, które odzwierciedlają okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym.
- Zasady wykazywania stażu pracy, które pozwalają brać pod uwagę okresy sprzed 2026 roku, jeśli spełniają warunki nowej regulacji.
- Większe znaczenie ma udokumentowanie aktywności zawodowej niż jej formalna kwalifikacja.
W praktyce chodzi o to, aby doświadczenie zawodowe miało realne znaczenie przy ustalaniu uprawnień pracowniczych, niezależnie od formy prawnej wcześniejszego zatrudnienia.
Czy umowy cywilnoprawne będą wliczane do stażu pracy?
Tak – od 2026 roku zasady liczenia stażu pracy zostały rozszerzone, tak aby obejmować także okresy aktywności zawodowej inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
Kluczowa zmiana polega na tym, że staż pracy nie będzie już opierał się wyłącznie na etacie, ale również na określonych rodzajach pracy cywilnoprawnej i prowadzeniu działalności, o ile spełnione są przesłanki wskazane w nowych przepisach Kodeksu pracy, w szczególności dotyczące rodzaju aktywności zawodowej oraz jej udokumentowania zgodnie z art. 302[1] § 1 i art. 302[2] Kodeksu pracy.
Ogólna zasada zaliczania umów cywilnoprawnych
Do stażu pracy będą mogły zostać zaliczone przede wszystkim te okresy aktywności zawodowej, które były powiązane z ubezpieczeniami społecznymi albo które – na podstawie odrębnych przepisów – były z tego obowiązku zwolnione.
W praktyce chodzi w szczególności o okresy wykonywania:
- umów zlecenia,
- umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu,
- umów agencyjnych.
Jak potwierdzić te okresy?
Potwierdzanie tych okresów ma się odbywać co do zasady na podstawie zaświadczeń wydawanych przez ZUS (w eZUS/PUE dostępny jest wniosek o wydanie zaświadczenia dla celów doliczenia okresów do stażu pracy).
Rozwiązanie to nawiązuje do zasad wynikających z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, w których ZUS prowadzi ewidencję okresów podlegania ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym. Jeżeli ZUS nie będzie w stanie wydać zaświadczenia, przewidziano możliwość wykazania tych okresów innymi dokumentami.
W praktyce kluczowe nie jest to, czy dana forma pracy „powinna” się liczyć, ale czy da się ją skutecznie wykazać. Konsultacja pozwala ocenić, które okresy realnie zwiększą staż pracy, a które nie przyniosą żadnych skutków.
Jakie umowy i okresy będą uwzględniane?
Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 1 stycznia 2026 r., rozszerza katalog okresów wliczanych do stażu pracy (dodane art. 302[1] i 302[2]). Katalog ten ma charakter zamknięty i wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy, co oznacza, że tylko wskazane w ustawie okresy mogą zostać zaliczone do stażu.
Nie chodzi wyłącznie o umowy cywilnoprawne – do stażu mają być doliczane także inne formy aktywności zawodowej, które dotąd „nie działały” na urlop, okres wypowiedzenia czy nagrody jubileuszowe.
Umowa zlecenie – kiedy będzie liczona do stażu pracy?
Umowa zlecenie jest najczęściej wskazywanym przykładem, ale zmiana obejmuje szerszy zestaw okresów. Do stażu pracy mają być wliczane m.in. okresy wykonywania:
- umowy zlecenia,
- umowy o świadczenie usług (do których stosuje się przepisy o zleceniu),
- umowy agencyjnej.
Równolegle do stażu będzie można doliczyć również inne okresy aktywności zawodowej, w tym:
- prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej (także w okresie „ulgi na start”),
- współpracę przy prowadzeniu działalności,
- zawieszenie działalności w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
- członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz spółdzielniach kółek rolniczych,
- udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą wykonywanej na innej podstawie niż stosunek pracy.
W praktyce najważniejsze jest to, że potwierdzanie okresów, za które były opłacane składki (emerytalne, rentowe lub wypadkowe), ma odbywać się na podstawie zaświadczeń z ZUS.
Co z umową o dzieło?
Umowa o dzieło co do zasady nie będzie wliczana do stażu pracy, wyjątkiem mogą być sytuacje, w których umowa była objęta składkami. Wynika to z faktu, że umowy o dzieło nie stanowią tytułu do ubezpieczeń społecznych i nie zostały ujęte w katalogu okresów zaliczanych do stażu pracy.
Oznacza to, że nawet wieloletnie wykonywanie pracy wyłącznie na podstawie umów o dzieło nie zwiększy stażu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy. Dla wielu osób jest to jedna z najbardziej rozczarowujących konsekwencji zmian, ale jednocześnie jedna z najbardziej jednoznacznych.
Okresy sprzed 2026 roku – czy będą zaliczane
Tak – do stażu mogą zostać zaliczone także okresy sprzed 2026 r., o ile mieszczą się w katalogu i da się je wykazać. Źródła wskazują też ważną zasadę: jeżeli różne okresy aktywności zawodowej nakładają się na siebie, do stażu wlicza się okres najkorzystniejszy (a nie sumuje wszystkiego).
Istotne jest również to, że do stażu mogą zostać zaliczone także te okresy, w których – na podstawie odrębnych przepisów – nie było obowiązku podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, o ile zostaną odpowiednio udokumentowane.
Jeżeli Twoja historia zawodowa obejmuje różne formy zatrudnienia, analiza stażu pracy przeprowadzona na odpowiednim etapie pozwala ustalić, które okresy mogą realnie zwiększyć Twoje uprawnienia pracownicze. To dobry moment, aby przygotować się do rozmów z pracodawcą lub działem HR w sposób uporządkowany i bezpieczny prawnie.
Co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców?
Rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy od 2026 roku nie jest zmianą „techniczną”. W praktyce przekłada się ono bezpośrednio na zakres uprawnień pracowniczych oraz na obowiązki organizacyjne i dokumentacyjne po stronie pracodawców.
Dla części osób oznacza to realny wzrost uprawnień już w momencie ich pierwszego zatrudnienia na umowie o pracę. Dla pracodawców – konieczność ponownego spojrzenia na sposób ustalania stażu pracy i przysługujących świadczeń.
Wpływ na urlop wypoczynkowy
Jedną z najważniejszych konsekwencji zmian będzie wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego. Obecnie prawo do 26 dni urlopu przysługuje po osiągnięciu co najmniej 10-letniego stażu pracy. Zasada ta wynika z art. 154 § 1 Kodeksu pracy, przy czym od 2026 roku sposób ustalania tego stażu ulega istotnemu rozszerzeniu.
Po 2026 roku do tego stażu będą mogły zostać doliczone również okresy pracy na umowach cywilnoprawnych oraz inne okresy aktywności zawodowej wskazane w przepisach. W praktyce oznacza to, że pracownik rozpoczynający pracę na etacie może od razu nabyć prawo do wyższego wymiaru urlopu, jeżeli wcześniej pracował np. na zleceniu lub prowadził działalność gospodarczą.
Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe
Zmiany w liczeniu stażu pracy będą miały istotne znaczenie dla pracowników objętych systemami dodatków stażowych i nagród jubileuszowych, zwłaszcza w sektorze publicznym oraz w dużych organizacjach z wewnętrznymi regulaminami wynagradzania.
Doliczenie nowych okresów do stażu pracy może przyspieszyć moment nabycia prawa do dodatku stażowego lub nagrody jubileuszowej, a w niektórych przypadkach oznaczać ich natychmiastowe przyznanie. Dla pracodawców wiąże się to z koniecznością ponownej weryfikacji stażu pracy pracowników już zatrudnionych.
Odprawy i okresy wypowiedzenia
Staż pracy ma również znaczenie przy ustalaniu długości okresów wypowiedzenia oraz prawa do odpraw, m.in. w przypadku zwolnień grupowych czy rozwiązywania umów z przyczyn niedotyczących pracownika.
Po 2026 roku wydłużenie stażu pracy poprzez doliczenie okresów aktywności cywilnoprawnej może skutkować:
- dłuższym okresem wypowiedzenia,
- wyższą odprawą pieniężną,
- wcześniejszym osiągnięciem progów stażowych przewidzianych w przepisach lub regulaminach.
To szczególnie istotne w przypadku pracowników, którzy przed zatrudnieniem na etacie przez długi czas pracowali poza stosunkiem pracy.
Nowe obowiązki po stronie pracodawców i HR
Po stronie pracodawców i działów HR zmiany oznaczają przede wszystkim wzrost obowiązków związanych z ustalaniem i dokumentowaniem stażu pracy. Konieczne będzie uwzględnianie zaświadczeń z ZUS oraz innych dokumentów potwierdzających okresy aktywności zawodowej.
W praktyce pojawią się również nowe wyzwania, takie jak:
- weryfikacja dokumentów przedstawianych przez pracowników,
- aktualizacja akt osobowych,
- dostosowanie regulaminów pracy i wynagradzania,
- przeliczenie uprawnień pracowników już zatrudnionych.
Brak prawidłowego uwzględnienia nowych zasad może prowadzić do sporów pracowniczych, a w konsekwencji do odpowiedzialności po stronie pracodawcy.
Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni upewnić się, że staż pracy został ustalony prawidłowo. Błędy na tym etapie często prowadzą do sporów o urlop, dodatki lub odprawy, które można było łatwo uniknąć.
Podsumowanie – kto realnie skorzysta na zmianach?
Zmiany w liczeniu stażu pracy od 2026 roku nie są neutralne. Dla części osób oznaczają realny wzrost uprawnień pracowniczych, dla innych – brak jakichkolwiek korzyści. Kluczowe znaczenie ma dotychczasowy przebieg kariery zawodowej oraz forma, w jakiej praca była wykonywana.
Największymi beneficjentami zmian będą osoby, które przez lata pracowały poza etatem, ale ich aktywność zawodowa była związana z ubezpieczeniami społecznymi lub mieści się w katalogu okresów zaliczanych do stażu pracy.
Kiedy warto przeanalizować swoją sytuację?
Analiza stażu pracy jest szczególnie istotna, jeżeli:
- pracowałeś na umowach cywilnoprawnych lub prowadziłeś działalność gospodarczą,
- łączyłeś różne formy zatrudnienia w różnych okresach,
- pracodawca kwestionuje dokumenty lub sposób liczenia stażu,
- planujesz zmianę pracy lub przeliczenie uprawnień po 2026 roku.
Wczesna weryfikacja pozwala uniknąć problemów przy naliczaniu urlopu, dodatków stażowych czy okresów wypowiedzenia.
Jeżeli masz wątpliwości, czy i w jakim zakresie Twoje dotychczasowe okresy pracy będą wliczane do stażu pracy po 2026 roku, skontaktuj się z naszą kancelarią. Pomożemy ocenić Twoją sytuację, zweryfikować dokumenty i ustalić, jakie uprawnienia rzeczywiście Ci przysługują.
Najczęściej zadawane pytanie (FAQ)
Czy każda umowa zlecenie będzie liczona do stażu pracy?
Nie. Do stażu pracy będą mogły zostać zaliczone te umowy zlecenia, z tytułu których dana osoba podlegała ubezpieczeniom społecznym i które da się odpowiednio udokumentować.
Znaczenie ma przede wszystkim:
- odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne,
- możliwość potwierdzenia okresu wykonywania pracy.
Umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług oraz umowy agencyjne mieszczą się w katalogu okresów zaliczanych do stażu pracy, o ile spełniają ustawowe warunki.
Czy umowa o dzieło też będzie się liczyć?
Co do zasady – nie. Umowa o dzieło nie została ujęta w katalogu okresów wliczanych do stażu pracy. Wynika to z faktu, że nie stanowi ona tytułu do ubezpieczeń społecznych i ma charakter rezultatu, a nie stałego świadczenia pracy.
Oznacza to, że nawet długotrwałe wykonywanie pracy wyłącznie na podstawie umów o dzieło nie zwiększy stażu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy.
Czy zmiany obejmą okresy sprzed 2026 roku?
Tak. Do stażu pracy mogą zostać zaliczone również okresy aktywności zawodowej przypadające przed 2026 rokiem, o ile mieszczą się w ustawowym katalogu i zostaną odpowiednio udokumentowane.
Data wykonywania pracy nie ma decydującego znaczenia – kluczowe jest spełnienie warunków przewidzianych w nowych przepisach. W przypadku nakładania się kilku okresów aktywności zawodowej do stażu wliczany będzie okres najkorzystniejszy.
Jak udokumentować pracę na umowach cywilnoprawnych?
Podstawowym dokumentem potwierdzającym okresy zaliczane do stażu pracy będzie zaświadczenie wydane przez ZUS, obejmujące okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym. Wniosek o takie zaświadczenie można złożyć za pośrednictwem PUE ZUS.
Jeżeli ZUS nie jest w stanie potwierdzić danego okresu, możliwe będzie posłużenie się innymi dokumentami, takimi jak umowy, rachunki czy inne dowody wykonywania pracy, o ile spełniają one wymagania przewidziane w przepisach.
Czy pracodawca może odmówić uwzględnienia stażu?
Pracodawca nie może dowolnie odmówić uwzględnienia okresów, które spełniają ustawowe warunki i zostały prawidłowo udokumentowane. Może natomiast zakwestionować staż w sytuacji, gdy przedstawione dokumenty są niekompletne, budzą wątpliwości lub nie potwierdzają spełnienia przesłanek ustawowych.
W praktyce spory najczęściej dotyczą nie samego prawa do zaliczenia okresu, lecz sposobu jego wykazania. W takich przypadkach kluczowe znaczenie ma prawidłowe przygotowanie dokumentacji i argumentacji. W takich sytuacjach warto skonsultować sprawę, zanim spór przerodzi się w formalny konflikt lub postępowanie sądowe.
